کسب بیشترین بهره‌وری از جلسات یک‌به‌یک

این جلسات می‌توانند ابزار بسیار کارآمدی برای رهبری کارکنان باشند

ترک شغل در تیم بیل بالا بود، خیلی بالاتر از سایر تیم‌های شرکت. هرچند خودش را مدیر خوبی می‌‌دانست، اما مصاحبه‌‌های پایان خدمت با اعضای بخش او نشان می‌‌داد خیلی حس خوبی از کار در آنجا نداشتند و برای اجرای وظایفشان باید مدام در کار یکدیگر دخالت می‌‌کردند. موضوعی که بهره‌وری از جلسات را با چالش روبه‌رو می‌کند.

اما اشتباه بیل کجا بود؟ وقتی با او و اعضای تیمش صحبت کردم، این مشکل به چشم آمد: نسبت به سایر همتایان جلسات یک‌به‌یک کمتری با افراد زیردستش می‌‌گذاشت.

اغلب جلسات انفرادی او هم دربارۀ مشکلات بسیار مهم و انتقال توصیه‌‌هایش به آن‌‌ها بود، نه اینکه دربارۀ ماهیت وظایف کارمندان یا پیشرفت کارشان حرف بزنند.

بیل ترکیبی از مدیرانی است که با آن‌‌ها همکاری یا در موردشان تحقیق کرده‌ام. مشخص بود ارزش جلسات یک‌به‌یک را درک نمی‌‌کند. البته این نقطه‌ضعف خیلی هم غیرمتداول نیست.

نظرسنجی درباره بهره‌وری از جلسات

در نظرسنجی جدید میان 250 مدیر میانی، حدود نیمی از آن‌‌ها کیفیت جلسات یک‌به‌یک خود را پایین دانستند. این خیلی غافلگیرکننده نیست، زیرا تعداد اندکی از سازمان‌‌ها دستورالعمل‌‌ها یا دوره‌‌های آموزشی دربارۀ زمان و نحوۀ ملاقات انفرادی با کارمندان را در اختیار مدیرانشان می‌گذارند.

اما بر اساس تحقیق من، اگر مدیر به این جلسات توجه نکند -وقتی آن‌ را مسئولیت اضافه بداند، جلسات جسته‌گریخته برگزار کند یا مدیریت خوبی روی جلسات نداشته باشد- احتمال کاهش کارایی و قطع ارتباط احساسی کارمند با سازمان افزایش می‌یابد.

وقتی دستورکار از سوی کارمندان تنظیم می‌شد یا در طراحی آن نظر می‌دادند، هم خودشان و هم مدیران ارزش آن جلسه را بالاتر می‌دانستند.

بهره‌وری از جلسات یک به یک، بار اضافی نیست

بهترین مدیران می‌دانند جلسات یک‌به‌یک، بار اضافه روی دوششان نیست، بلکه یکی از بخش‌‌های اساسی وظیفۀ آن‌‌هاست.

وقتی مدیر این جلسات را بستر مناسبی برای هدایت اعضا می‌‌داند، عملکرد روزمرۀ تیمش را بهتر و بهینه‌‌تر می‌‌کند، اعتماد و امنیت روانی لازم را به وجود می‌آورد و تجربه، انگیزه و تعلق خاطر کارکنانش را بهبود می‌‌دهد.

بی‌تردید این رویه موجب رشد مدیران هم می‌‌شود، زیرا موفقیت آن‌‌ها وابسته به عملکرد زیردستانشان است.

برای مشاهده ادامه متن مقاله، اشتراک تهیه نمایید.