۱۵ سوال در مورد دورکاری و پاسخ آنها
طبق پیش‌بینی‌ها، بیماری همه‌گیر ویروس کرونا در آینده‌ی نزدیک موجب تغییرات اساسی در شیوه‌ی عملکرد سازمان‌ها خواهد شد. در حالی که دولت‌ها و کسب‌وکارها در سرتاسر دنیا به افرادِ دارای علائم بیماری می‌گویند که خودشان را قرنطینه کنند و به بقیه نیز توصیه می‌کنند که فاصله‌ی اجتماعی را رعایت کنند، دورکاری واقعیت جدیدِ ما است. رهبران شرکت‌ها، مدیران، و کارگران این تغییرِ ناگهانی را چطور انجام می‌دهند؟ تیسدال نیلی، استاد مدرسه کسب‌وکار هاروارد، دو دهه از فعالیت‌هایش را وقفِ کمک به کمپانی‌ها کرده است تا به آنها بیاموزد که چطور تیم‌های پراکنده شده را مدیریت و کنترل کنند. او در این مسیر، از طریق یک تماس تصویری جدید مشترکین مجله کسب و کار هاروارد که در آن مخاطبین می‌توانستند سؤالات‌شان را مطرح کنند، راهنمایی‌هایی را ارائه می‌کند در مورد این که چطور می‌توان به طور موثر و با بهره‌وری دورکاری کرد، جلسات مجازی را مدیریت کرد، و تیم‌ها را در طول این دوره‌ی بحران رهبری نمود.
با توجه به میزان و گستره‌ی آنچه شاهدش هستیم، سازمان‌هایی با ۵۰۰۰ یا ۱۰۰۰۰ کارمند از افراد می‌خواهند هر چه سریع‌تر فعالیت‌های شغلی خود را از خانه ادامه دهند، که بی‌سابقه است. بنابراین، خیر، سازمان‌ها برای این تغییر آمادگی ندارند.
زیرساخت را درست کنید. آیا افراد تکنولوژیِ لازم را دارند یا به آن دسترسی دارند؟ چه کسی لپ‌تاپ دارد؟ آیا کسانی که لپ‌تاپ دارند، به آسانی می‌توانند به سازمان‌شان متصل شوند؟ آیا آنها نرم‌افزارِ لازم برای کار کردن، کنفرانس تلفنی، و غیره را در اختیار دارند؟ کارمندانی که لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند ندارند، چطور؟ چطور اطمینان حاصل می‌کنید که آنها به منابع مورد نیاز برای کار دسترسی دارند؟ مدیران باید به سرعت اطمینان حاصل کنند که هر کارمند به ابزارهای لازم دسترسیِ کامل دارد تا هیچ کس احساس نکند که از کارش عقب افتاده است.
قوانینی را تعیین کنید و یک شیوه‌ی منظم برای مدیریتِ روزتان داشته باشید. یک برنامه‌ی زمانی داشته باشید که در آن، زمان آغاز و پایانِ کار مشخص شده است. ریتم داشته باشید. دوش بگیرید؛ لباس بپوشید؛ حتی اگر لباسی که معمولاً برای رفتن به محل کار می‌پوشید، نباشد؛ سپس فعالیت‌های روزانه‌تان را شروع کنید. اگر عادت دارید راه بروید، حتماً در برنامه‌ی روزمره‌تان زمانی را به آن اختصاص دهید. اگر فردی برونگرا هستید و عادت دارید تماس و همکاری فراوانی با دیگران داشته باشید، اطمینان حاصل کنید که هنوز هم این اتفاق می‌افتد. از خودتان بپرسید: من چطور باید مراقبِ خودم باشم تا احساس تنهایی یا گوشه‌گیری نکنم و سالم، موثر، و پر جنب‌وجوش بمانم؟ چنین شرایطی را برای خودتان فراهم کنید.
یادتان باشد که واقعا می‌توانید از دورکاری لذت ببرید. می‌توانید موزیکی که دوست دارید را بنوازید. همچنین می‌توانید در زمان‌بندی‌تان، انعطاف‌پذیر باشید. این می‌تواند بسیار جالب و سرگرم‌کننده باشد. مدیران نیز می‌توانند کارکنان را چک کنند. اطمینان حاصل کنید که نه تنها آنها کار خود را به انجام می‌رسانند بلکه برای روزشان نیز ریتم دارند و با دیگران در تماس هستند. بپرسید: «چه کاری می‌توانم انجام دهم تا مطمئن شوم که این تغییر سریع و ناگهانی برای شما مفید واقع می‌شود؟»
ابتدا باید یک مکالمه گروهی در مورد وضعیت جدیدِ امور داشته باشید. بگویید: «سلام بچه ها. دنیا تغییر کرده است. نمی‌دانیم این وضعیت تا کی ادامه خواهد داشت، اما می‌خواهم به همه‌ی شما اطمینان بدهم که تمام چیزهای مورد نیازتان را در اختیار خواهید داشت.» قبل از این کار باید یک تیم تشکیل دهید تا این روش جدیدِ کار را استارت بزنید. تعیین کنید: هر چند وقت به چند وقت باید ارتباط برقرار کنیم؟ آیا ارتباط باید تصویری، تلفنی، یا از طریق نرم‌افزارهای اسلک/جایو/یامر باشد؟ اگر شما از هیچ یک از این رسانه‌های اجتماعی استفاده نمی‌کنید، آیا حالا باید استفاده کنید؟ بهترین روش برای کار کردن با هم چیست؟ شما باید به کارکنان‌تان کمک کنید تا بفهمند دورکاری را چطور انجام دهند و به آنها اطمینان بدهید که دورکاری نتیجه خواهد داد.
پس از مشخص شدن این موارد، حداقل یک بار در هفته با گروه‌تان جلسه بگذارید. در یک محیط دورکاری، تماس‌های کاری نمی‌تواند کاهش داشته باشد. اگر عادت دارید جلسات زیادی تشکیل دهید، خب چنین کاری را انجام دهید. در واقع، تماس‌ها احتمالاً باید برای تمام تیم و اعضای آن افزایش پیدا کند. کارمندان جدیدتر، کسانی که در حال کار بر روی پروژه‌های مهم هستند، و افرادی که به تماس بیشتری نیاز دارند باید تماس‌های تک‌نفره‌ی بیشتری داشته باشند. یادتان باشد که در ارتباط مجازی نیز می‌توانید لذت ببرید: ساعتی شاد، استراحت برای صرف قهوه، خوردن ناهار با یکدیگر. تمام این چیزها می‌توانند به شما کمک کنند تا ارتباطاتی که در اداره یا سازمان داشتید را همچنان حفظ کنید. تحقیقات فراوانی وجود دارند که نشان می‌دهند تیم‌های مجازی کاملاً می‌توانند از لحاظ اعتماد و همکاری، همانندِ تیم‌هایی باشند که در یک مکان با هم کار می‌کنند. این فقط نیاز به نظم و انضباط دارد.
آیا سازمان‌ها برای این تغییر ناگهانی آمادگی دارند؟
با توجه به میزان و گستره‌ی آنچه شاهدش هستیم، سازمان‌هایی با ۵۰۰۰ یا ۱۰۰۰۰ کارمند از افراد می‌خواهند هر چه سریع‌تر فعالیت‌های شغلی خود را از خانه ادامه دهند، که بی‌سابقه است. بنابراین، خیر، سازمان‌ها برای این تغییر آمادگی ندارند.
اولین اقدامی که رهبران و مدیران می‌توانند برای کمک به آماده‌سازیِ کارمندان‌شان انجام دهند، چیست؟
زیرساخت را درست کنید. آیا افراد تکنولوژیِ لازم را دارند یا به آن دسترسی دارند؟ چه کسی لپ‌تاپ دارد؟ آیا کسانی که لپ‌تاپ دارند، به آسانی می‌توانند به سازمان‌شان متصل شوند؟ آیا آنها نرم‌افزارِ لازم برای کار کردن، کنفرانس تلفنی، و غیره را در اختیار دارند؟ کارمندانی که لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند ندارند، چطور؟ چطور اطمینان حاصل می‌کنید که آنها به منابع مورد نیاز برای کار دسترسی دارند؟ مدیران باید به سرعت اطمینان حاصل کنند که هر کارمند به ابزارهای لازم دسترسیِ کامل دارد تا هیچ کس احساس نکند که از کارش عقب افتاده است.
افرادی که به دورکاری عادت ندارند، چگونه باید آمادگی روانی برای آن را به دست آورند؟
قوانینی را تعیین کنید و یک شیوه‌ی منظم برای مدیریتِ روزتان داشته باشید. یک برنامه‌ی زمانی داشته باشید که در آن، زمان آغاز و پایانِ کار مشخص شده است. ریتم داشته باشید. دوش بگیرید؛ لباس بپوشید؛ حتی اگر لباسی که معمولاً برای رفتن به محل کار می‌پوشید، نباشد؛ سپس فعالیت‌های روزانه‌تان را شروع کنید. اگر عادت دارید راه بروید، حتماً در برنامه‌ی روزمره‌تان زمانی را به آن اختصاص دهید. اگر فردی برونگرا هستید و عادت دارید تماس و همکاری فراوانی با دیگران داشته باشید، اطمینان حاصل کنید که هنوز هم این اتفاق می‌افتد. از خودتان بپرسید: من چطور باید مراقبِ خودم باشم تا احساس تنهایی یا گوشه‌گیری نکنم و سالم، موثر، و پر جنب‌وجوش بمانم؟ چنین شرایطی را برای خودتان فراهم کنید.
یادتان باشد که واقعا می‌توانید از دورکاری لذت ببرید. می‌توانید موزیکی که دوست دارید را بنوازید. همچنین می‌توانید در زمان‌بندی‌تان، انعطاف‌پذیر باشید. این می‌تواند بسیار جالب و سرگرم‌کننده باشد. مدیران نیز می‌توانند کارکنان را چک کنند. اطمینان حاصل کنید که نه تنها آنها کار خود را به انجام می‌رسانند بلکه برای روزشان نیز ریتم دارند و با دیگران در تماس هستند. بپرسید: «چه کاری می‌توانم انجام دهم تا مطمئن شوم که این تغییر سریع و ناگهانی برای شما مفید واقع می‌شود؟»
نظارت‌ها و چک کردن‌ها چطور باید اتفاق بیفتند؟ به صورت گروهی یا یک نفر یک نفر؟ از طریق تماس تلفنی یا چت‌های تصویری؟
ابتدا باید یک مکالمه گروهی در مورد وضعیت جدیدِ امور داشته باشید. بگویید: «سلام بچه ها. دنیا تغییر کرده است. نمی‌دانیم این وضعیت تا کی ادامه خواهد داشت، اما می‌خواهم به همه‌ی شما اطمینان بدهم که تمام چیزهای مورد نیازتان را در اختیار خواهید داشت.» قبل از این کار باید یک تیم تشکیل دهید تا این روش جدیدِ کار را استارت بزنید. تعیین کنید: هر چند وقت به چند وقت باید ارتباط برقرار کنیم؟ آیا ارتباط باید تصویری، تلفنی، یا از طریق نرم‌افزارهای اسلک/جایو/یامر باشد؟ اگر شما از هیچ یک از این رسانه‌های اجتماعی استفاده نمی‌کنید، آیا حالا باید استفاده کنید؟ بهترین روش برای کار کردن با هم چیست؟ شما باید به کارکنان‌تان کمک کنید تا بفهمند دورکاری را چطور انجام دهند و به آنها اطمینان بدهید که دورکاری نتیجه خواهد داد.
پس از مشخص شدن این موارد، حداقل یک بار در هفته با گروه‌تان جلسه بگذارید. در یک محیط دورکاری، تماس‌های کاری نمی‌تواند کاهش داشته باشد. اگر عادت دارید جلسات زیادی تشکیل دهید، خب چنین کاری را انجام دهید. در واقع، تماس‌ها احتمالاً باید برای تمام تیم و اعضای آن افزایش پیدا کند. کارمندان جدیدتر، کسانی که در حال کار بر روی پروژه‌های مهم هستند، و افرادی که به تماس بیشتری نیاز دارند باید تماس‌های تک‌نفره‌ی بیشتری داشته باشند. یادتان باشد که در ارتباط مجازی نیز می‌توانید لذت ببرید: ساعتی شاد، استراحت برای صرف قهوه، خوردن ناهار با یکدیگر. تمام این چیزها می‌توانند به شما کمک کنند تا ارتباطاتی که در اداره یا سازمان داشتید را همچنان حفظ کنید. تحقیقات فراوانی وجود دارند که نشان می‌دهند تیم‌های مجازی کاملاً می‌توانند از لحاظ اعتماد و همکاری، همانندِ تیم‌هایی باشند که در یک مکان با هم کار می‌کنند. این فقط نیاز به نظم و انضباط دارد.
نویسنده
تیسدال نیلی استاد نیلور فیتسهاگ مدیریت بازرگانی در واحد رفتار سازمانی در مدرسه کسب‌وکار هاروارد و موسس شرکت مشاور گلوبال مَترز است. او نویسنده‌ی «زبان موفقیت جهانی» است. توئیتر: @tsedal
نظرات شما