نحوۀ متقاعدکردن سلسله مراتب سازمانی برای پذیرش ایده‌ها
ویراستار تخصصی: امیر داغستانی؛
با درک مدیر خود شروع کنید.
ۀ فوق‌العاده دارید، تغییر کوچکی در محصول که باعث صرفه‌جویی درهزینه‌های شرکت می‌شود، تغییر فرایندی که بهره‌وری تیمتان را افزایش می‌دهد، یا طرحی که از بروز بحران جلوگیری می‌کند. تنها یک مانع وجود دارد: نمی‌دانید چطور این ایده را با مدیرتان در میان بگذارید، یا بدتر از آن، سعی خود را کرده‌اید اما موفق به جلب توجه مدیران ارشد نشده‌اید.
با وجود تحقیقات بسیار دربارۀ ارزش ابتکارات و توانایی حل مسئلۀ کارکنان رده پایین، بسیاری از کارکنان از بیان بازخورد یا ارائۀ پیشنهادات به روسای خود پرهیز می‌کنند. بر اساس مطالعه‌ای دربارۀ کارمندان امریکایی، 70 درصد کارکنان در طرح مسائل با روسای خود راحت نیستند؛ حتی اگر موضوع مهمی باشد. تحقیقات برجستۀ دیگری در سال 2003 نشان داد که 85 درصد کارمندان ایده‌های خود را بیان نمی‌کردند چون از طرح مسئله می‌ترسیدند.
تحقیقات دیگر گویای این است که حتی وقتی کارمندان موضوعی را مطرح می‌کنند، پیشنهادهایشان معمولا به تغییر منجر نمی‌شود. برای مثال، بر اساس مطالعۀ شرکت اکسنچر، تقریباً سه‌چهارم ایده‌هایی که از طریق ابزارهای آنلاین ارائۀ پیشنهادات شرکت ثبت می‌شوند، نادیده گرفته شده و هیچگاه اجرایی نمی‌شوند. تحقیق دیگری از یک بیمارستان حاکی از این بود که از ۲۰۰ ایدۀ ارائه‌شده توسط کارکنان، بخش بزرگی در همان ابتدا رد شده و کمتر از یک‌چهارم آن‌ها اجرایی شده است.
وقتی کسی می‌خواهد ایده‌اش را مطرح کند، سعی می‌کند دو پیام را در آن بگنجاند: منافع انجام آن ایده و خطرات انجام ندادن آن. این اشتباه است.
طی دو دهۀ گذشته، من این موضوع که چگونه کارکنان پیشنهادات خواسته و ناخواستۀ خود را ارائه می‌دهند و نحوۀ پاسخ مدیران به آن‌ها را مطالعه کرده‌ام. بدیهی است که دلایل زیادی برای اجرایی نشدن ایده‌ها -از جمله ایده‌های مدیران ارشد- وجود دارد. اما اغلب اوقات، ایده‌های خوب نادیده گرفته یا رد می‌شوند. به این نتیجه رسیده‌ام که دو عامل کلیدی برای ارائۀ موفقیت‌آمیز یک ایده لازم است: نخست داشتن اعتمابه‌نفس کافی برای بیان پیشنهادات و دیگری آگاهی از چگونگی بیان آن به طوری که به بهترین شکل مورد قبول رئیستان واقع شود. برخی از مدیران غیر قابل دسترس‌تر و بی‌توجه‌تر از سایر مدیران هستند، اما تحقیقات نشان می‌دهد که اکثر آن‌ها بیش از آنچه که تصور می‌کنید پذیرای ایده‌ها و پیشنهادات هستند، البته به شرطی که ایدۀ‌تان را به درستی مطرح کنید.
طی تحقیقاتی که من و همکارانم در بخش‌های بهداشت و سلامت، رستوران‌داری، نفت و گاز، فناوری و خدمات مالی انجام داده‌ایم، به چندین استراتژی دست یافته‌ایم که می‌توانید با استفاده از آن‌ها کاری کنید که مدیرتان به ایده‌های شما توجه کند تا هم عملکرد شرکت و هم تجربیات شغلی خود را ارتقا دهید. ما به این نتیجه رسیده‌ایم که عامل کلیدی برای شنیده شدن ایده‌های شما در سلسله‌مراتب مدیریتی، داشتن درک درستی از خصوصیات روحی مدیران ارشد است تا بتوانید به ذهن آن‌ها راه پیدا کنید. انجام این کار به شما کمک می کند تا هم بفهمید چطور شرایط را به نفع خود تغییر دهید و هم اینکه دریابید بهترین شرایط برای اقدام و نزدیک شدن به آن‌ها چیست.
اکثر کارمندان وقتی می‌خواهند در مورد یک ایده یا مشکل کاری صحبت کنند، ابتدا به جایگاه خود فکر می‌کنند. آیا احتمال خجالت زده شدن در پی رد شدن ایده‌ام را می‌پذیرم؟ آیا رئیسم به چشم یک معترض، دلواپس یا آتش بیار معرکه به من نگاه می‌کند؟ بااین‌حال، تعداد کمی از افراد روی شخصیت مدیر خود تمرکز می‌کنند. مدیر من چه احساسی به این پیشنهاد خواهد داشت؟
رئیس بودن انتظارات زیادی ایجاد می‌کند. آن‌ها باید از همه چیز مطلع باشند و در هر شرایطی یا اغلب اوقات بدانند چه کاری باید انجام دهند. همین موضوع باعث دلواپسی آن‌ها می‌شود و به همین دلیل در برابر ایده‌های زیردستان خود کمتر با گشاده‌رویی برخورد می‌کنند. تحقیقی که دربارۀ مدیران تحصیلکرده -از جمله مهندسین شیمی، زمین‌شناس‌ها، متخصصان ژئوفیزیک، مهندسان نفت و محیط زیست و کارکنان حفاری و اجراییِ- یک شرکت چند ملیتی نفت و گاز انجام دادیم در نظر بگیرید. ما به این نتیجه رسیدیم که بسیاری از آن‌ها با وجود موفقیت‌های بسیار، هنوز به توانمندی‌های رهبری خود اعتماد کافی ندارند. در مطالعۀ دیگری متوجه شدیم که با کاهش یک درجه‌ای اعتمادبه‌نفس از یک مقیاس 5 درجه‌ای، احتمال نظرخواهی مدیران از کارکنان به میزان 35 درصد کاهش می‌یابد. مطالعۀ تکمیلی دیگری که روی 130 مدیر از صنایع مختلف انجام شد، نشان داد که ارزشیابی مدیرانی که موقعیت متزلزلی دارند از کسانی که ایده‌هایشان را مطرح می‌کنند تا 21 درصد، منفی‌تر بوده و نسبت به مدیرانی که بابت جایگاهشان آسوده خاطرند، ۱۴درصد کمتر ایده‌های کارکنان را اجرایی می‌کنند.
با درک مدیر خود شروع کنید.
ۀ فوق‌العاده دارید، تغییر کوچکی در محصول که باعث صرفه‌جویی درهزینه‌های شرکت می‌شود، تغییر فرایندی که بهره‌وری تیمتان را افزایش می‌دهد، یا طرحی که از بروز بحران جلوگیری می‌کند. تنها یک مانع وجود دارد: نمی‌دانید چطور این ایده را با مدیرتان در میان بگذارید، یا بدتر از آن، سعی خود را کرده‌اید اما موفق به جلب توجه مدیران ارشد نشده‌اید.
با وجود تحقیقات بسیار دربارۀ ارزش ابتکارات و توانایی حل مسئلۀ کارکنان رده پایین، بسیاری از کارکنان از بیان بازخورد یا ارائۀ پیشنهادات به روسای خود پرهیز می‌کنند. بر اساس مطالعه‌ای دربارۀ کارمندان امریکایی، 70 درصد کارکنان در طرح مسائل با روسای خود راحت نیستند؛ حتی اگر موضوع مهمی باشد. تحقیقات برجستۀ دیگری در سال 2003 نشان داد که 85 درصد کارمندان ایده‌های خود را بیان نمی‌کردند چون از طرح مسئله می‌ترسیدند.
تحقیقات دیگر گویای این است که حتی وقتی کارمندان موضوعی را مطرح می‌کنند، پیشنهادهایشان معمولا به تغییر منجر نمی‌شود. برای مثال، بر اساس مطالعۀ شرکت اکسنچر، تقریباً سه‌چهارم ایده‌هایی که از طریق ابزارهای آنلاین ارائۀ پیشنهادات شرکت ثبت می‌شوند، نادیده گرفته شده و هیچگاه اجرایی نمی‌شوند. تحقیق دیگری از یک بیمارستان حاکی از این بود که از ۲۰۰ ایدۀ ارائه‌شده توسط کارکنان، بخش بزرگی در همان ابتدا رد شده و کمتر از یک‌چهارم آن‌ها اجرایی شده است.
وقتی کسی می‌خواهد ایده‌اش را مطرح کند، سعی می‌کند دو پیام را در آن بگنجاند: منافع انجام آن ایده و خطرات انجام ندادن آن. این اشتباه است.
طی دو دهۀ گذشته، من این موضوع که چگونه کارکنان پیشنهادات خواسته و ناخواستۀ خود را ارائه می‌دهند و نحوۀ پاسخ مدیران به آن‌ها را مطالعه کرده‌ام. بدیهی است که دلایل زیادی برای اجرایی نشدن ایده‌ها -از جمله ایده‌های مدیران ارشد- وجود دارد. اما اغلب اوقات، ایده‌های خوب نادیده گرفته یا رد می‌شوند. به این نتیجه رسیده‌ام که دو عامل کلیدی برای ارائۀ موفقیت‌آمیز یک ایده لازم است: نخست داشتن اعتمابه‌نفس کافی برای بیان پیشنهادات و دیگری آگاهی از چگونگی بیان آن به طوری که به بهترین شکل مورد قبول رئیستان واقع شود. برخی از مدیران غیر قابل دسترس‌تر و بی‌توجه‌تر از سایر مدیران هستند، اما تحقیقات نشان می‌دهد که اکثر آن‌ها بیش از آنچه که تصور می‌کنید پذیرای ایده‌ها و پیشنهادات هستند، البته به شرطی که ایدۀ‌تان را به درستی مطرح کنید.
طی تحقیقاتی که من و همکارانم در بخش‌های بهداشت و سلامت، رستوران‌داری، نفت و گاز، فناوری و خدمات مالی انجام داده‌ایم، به چندین استراتژی دست یافته‌ایم که می‌توانید با استفاده از آن‌ها کاری کنید که مدیرتان به ایده‌های شما توجه کند تا هم عملکرد شرکت و هم تجربیات شغلی خود را ارتقا دهید. ما به این نتیجه رسیده‌ایم که عامل کلیدی برای شنیده شدن ایده‌های شما در سلسله‌مراتب مدیریتی، داشتن درک درستی از خصوصیات روحی مدیران ارشد است تا بتوانید به ذهن آن‌ها راه پیدا کنید. انجام این کار به شما کمک می کند تا هم بفهمید چطور شرایط را به نفع خود تغییر دهید و هم اینکه دریابید بهترین شرایط برای اقدام و نزدیک شدن به آن‌ها چیست.
بی‌اعتمادی مدیر خود را درک کنید
اکثر کارمندان وقتی می‌خواهند در مورد یک ایده یا مشکل کاری صحبت کنند، ابتدا به جایگاه خود فکر می‌کنند. آیا احتمال خجالت زده شدن در پی رد شدن ایده‌ام را می‌پذیرم؟ آیا رئیسم به چشم یک معترض، دلواپس یا آتش بیار معرکه به من نگاه می‌کند؟ بااین‌حال، تعداد کمی از افراد روی شخصیت مدیر خود تمرکز می‌کنند. مدیر من چه احساسی به این پیشنهاد خواهد داشت؟
رئیس بودن انتظارات زیادی ایجاد می‌کند. آن‌ها باید از همه چیز مطلع باشند و در هر شرایطی یا اغلب اوقات بدانند چه کاری باید انجام دهند. همین موضوع باعث دلواپسی آن‌ها می‌شود و به همین دلیل در برابر ایده‌های زیردستان خود کمتر با گشاده‌رویی برخورد می‌کنند. تحقیقی که دربارۀ مدیران تحصیلکرده -از جمله مهندسین شیمی، زمین‌شناس‌ها، متخصصان ژئوفیزیک، مهندسان نفت و محیط زیست و کارکنان حفاری و اجراییِ- یک شرکت چند ملیتی نفت و گاز انجام دادیم در نظر بگیرید. ما به این نتیجه رسیدیم که بسیاری از آن‌ها با وجود موفقیت‌های بسیار، هنوز به توانمندی‌های رهبری خود اعتماد کافی ندارند. در مطالعۀ دیگری متوجه شدیم که با کاهش یک درجه‌ای اعتمادبه‌نفس از یک مقیاس 5 درجه‌ای، احتمال نظرخواهی مدیران از کارکنان به میزان 35 درصد کاهش می‌یابد. مطالعۀ تکمیلی دیگری که روی 130 مدیر از صنایع مختلف انجام شد، نشان داد که ارزشیابی مدیرانی که موقعیت متزلزلی دارند از کسانی که ایده‌هایشان را مطرح می‌کنند تا 21 درصد، منفی‌تر بوده و نسبت به مدیرانی که بابت جایگاهشان آسوده خاطرند، ۱۴درصد کمتر ایده‌های کارکنان را اجرایی می‌کنند.
نویسنده
اتان بوریس پروفسور کسب‌وکار و مدیر مرکز رهبری و اخلاق در دانشکدۀ کسب‌وکارِ دانشگاه تگزاس در آستین است.
کاربر ناشناس :
اردیبهشت 28, 1401 در 12:15 ب.ظسلام ممنون