۸ راه برای مدیریت تیم از راه دور و در شرایط قرنطینه
ویروس کرونا با سرعت زیادی در حال برهم زدن نظم محیط‌های کاری است. تنها در عرض یک هفته اغلب سازمان‌ها در صنایع مختلف، میلیون‌ها کارمند را برای دورکاری به خانه فرستاده‌اند. این کار بدون هیچ‌گونه هشداری صورت گرفت و در بسیاری از موارد حتی مدیران نیز آمادگی‌اش را نداشتند. بسیاری از مدیران برای نخستین بار قصد داشتند از طریق فضای مجازی تیم را مدیریت کنند.
این در حالی است که حتی مدیریتِ خود در شرایط قرنطینه، آن هم بدون ارتباط رو در رو با دیگر انسان‌ها و رعایت ساختار یک روز کاری به حد کافی مشکل است. از آن جایی که این کار پیش از این هرگز انجام نشده‌است، مدیریت یک تیم نیز در شرایط فعلی به چالش قبلی اضافه شده است. مسلماً انجام چنین کاری برای مدیران دلهره‌آور است.
فشار شرایط حاکم در کنار افزایش عدم قطعیت و تغییر محیط کار، انجام چنین کاری را به مراتب دشوارتر نیز کرده است. در شرایط قرنطینه، نقش ویژگی‌های یک مدیر به مراتب پر رنگ‌تر و پیچیده‌تر نیز می‌شود. شما به عنوان یک مدیر باید انتظارات خود را در خصوص نحوه انجام کارها تغییر دهید و سبک مدیریتی‌تان را با شرایط فعلی هماهنگ کنید.
در این مقاله قصد داریم برای کمک به مدیرانی که تجربه انجام چنین کاری را ندارند و حتی کمک به مدیران با تجربه‌ای که به راهنمایی‌های بیشتری در این زمینه نیاز دارند؛ راهنمایی‌هایی را ارائه دهیم. این اطلاعات، به مدیریت شرایط فعلی و سلامت عاطفی کارکنان کمک می‌کند.
در انتظارات خود تجدید نظر کنید
اکثر تیم‌ها به صورت گروهی و در تعامل با دیگران مشغول به فعالیتند. آنها به استانداردهای کار همزمان عادت کرده‌اند. اعضای تیم در کنار یکدیگر و در یک دفتر کار و تحت شرایط کاری یکسان مشغولند و برنامه زمانی کاملاً یکسانی دارند.
مدیران باید در شرایط قرنطینه به اعضای تیم کمک کنند که کار همزمان را با ویژگی‌های فردی خود تغییر دهند. بنابراین شما به عنوان یک مدیر نیاز دارید انتظارات خود در خصوص نحوه انجام کار را تغییر دهید؛ برای شروع باید وسواس خود را در زمینه زمان و نحوه انجام کارها کنار بگذارید؛ به کارکنان اجازه دهید تا وظایف محول شده را مطابق با شرایط شخصی خود به انجام برسانند. این بدان معنا است که باید روی نتایج متمرکز باشید و انعطاف بیشتری نشان دهید.
همواره با کارکنان در تماس باشید
تحقیقات نشان داده است که هر اندازه فاصله برقراری ارتباط شما با کارمندان کوتاه‌تر باشد، تعامل کارمندان با کسب و کار و روحیه فردی آنها نیز ارتقا پیدا می‌کند. به منظور برقراری ارتباطی منسجم و منظم از سیستم‌های پیام‌رسان فوری استفاده کنید. هرگز نیمی از روز کارمند را به حال خود واگذار نکنید. ممکن است بخواهید هر روز راه‌حل تازه‌ای را ارائه کنید. به عنوان مثال در بهترین حالت ممکن است ویدئویی را تهیه کنید یا مسئولیت انجام کاری را به شخص دیگری بسپارید.
توقعات خود را روی این مسئله متمرکز کنید که همه کارمندان باید در ساعات کاری حضور داشته باشند و تمام حواس خود را روی کار متمرکز کنند. انتظارات‌تان را از یک کارمندِ عضو تیم مجازی به صورت شفاف و در قالب یک مثال یا مدل به کارمندان بگویید.
آموزش را ادامه دهید اما سعی کنید زمان آن کوتاه باشد
دلیلی ندارد که به دلیل شرایط جدید آموزش متوقف شود، اما بهتر است برای آموزش از میکرو مقاله‌ها یا آموزش‌های بسیار کوتاه استفاده کنید. سعی کنید تمرکز خود را روی ارائه درس‌های کوتاه منعطف کنید. در آموزش‌ها تنها به یک موضوع بپردازید و اجازه ندهید آموزش بیش از ۵ تا ۱۰ دقیقه طول بکشد.
این آموزش می‌تواند شامل نحوه کار با یک ابزار بخصوص، ایجاد یک رفتار و یا تقویت یک مهارت باشد. آموزش‌ها را به صورت چرخشی در میان اعضای تیم توزیع کنید و به اعضای تیم اجازه دهید موضوع مورد نیاز خود را برای آموزش انتخاب کنند.
ممکن است حتی از یکی از اعضای تیم بخواهید درس را توضیح دهد یا بحث کوتاهی را در خصوص کاربرد آموزش و ارتباط آن با کسب و کار بیان کند. به این ترتیب پیامدها و تأثیر مطالب آموزشی برای کارمندان مشخص و روشن خواهد شد.
به منظور حمایت دو جانبه از افراد و مربیان نیز استفاده کنید
برطرف کردن تمام نیاز‌های اعضای تیم برای مدیر کسب و کار بسیار خسته‌کننده خواهد بود. به منظور توزیع مسئولیت‌ها اعضای تیم را در قالب گروه‌هایی سازماندهی کنید. به این ترتیب هر گروهی با مربی یا فردی که مشخص کرده‌اید، در ارتباط خواهد بود.
ایجاد چنین لایه دومی در مدیریت تیم که به نوعی یک مدیریت مشترک به حساب می‌آید، حمایت و امنیت لازم را در شرایطی که افراد دچار انزوای احساسی شده‌اند، فراهم می‌کند. از افرادی که برای مدیریت گروه‌ها تعیین کرده‌اید، بخواهید به صورت روزانه تعاملات و فعالیت‌های افراد و سلامت جسمانی آنها را ارزیابی کنند.
اگر افرادی که برای قبول این مسئولیت در نظر گرفته‌اید قبلاً در چنین نقش‌هایی انجام وظیفه نکرده‌اند، بهتر است آنها را در این راه راهنمایی کنید.
مراقب لحن و تن صدای خود باشید تا همان بازخوردهای رودررو را دریافت کنید
در تعامل غیرحضوری با کارمندان، پی بردن به علائم عاطفی آنها به مراتب دشوارتر خواهد بود. بنابراین در این شرایط اطلاعات غیر کلامی زبان بدن به شما کمکی نمی‌کند، حالا باید شاخص‌های جایگزین را در نظر بگیرید. شاخص‌هایی مانند نوع متن، تن صدا و میزان حضور افراد در ارتباطات تصویری. باید به مواردی از قبیل، الگوی لحن اعضای تیم در ارتباطات متنی، شدت، حجم و ضرب آهنگ صدای کارمندان توجه کنید. علاوه بر این، ژست افراد را در ارتباطات تصویری نیز به دقت ملاحظه کنید.
اگر اعضای تیم خود را به خوبی می‌شناسید، مشاهده کوچک‌ترین تغییری در الگوهای رفتاری آنها به شما کمک می‌کند تا نشانه‌های اولیه را شناسایی کنید. این نشانه‌ها حاکی از آن است که کارمند شما به حمایت بیشتری نیاز دارد.
خوش‌بین باشید و هراس اعضای تیم را به حداقل برسانید
خوش‌بینی کاملاً مسری است. مدیرانی که در رفتار خود اعتماد و امید به آینده را نشان می‌دهند، به مراتب بهتر از دیگر مدیران می‌توانند در شرایط استرس‌زا اعضای تیم را در یافتن معنا و هدف کار یاری کنند.
اهمیت استفاده از شوخ طبعی را در کاهش استرس اعضا تیم دست کم نگیرید. به یاد داشته باشید که ترس ابتکار عمل فرد را از بین می‌برد و خلاقیت فرد در چنین فضایی سرکوب می‌شود. در چنین شرایطی تنها شاهد انجام وظیفه کارکنان خود خواهید بود؛ فقط به اندازه تعهد کاری‌شان.
در آخر به یاد داشته باشید که محدودیت همواره موجب بروز نوآوری‌های بزرگی می‌شود. اعضای تیم خود را به این تفکر دعوت کنید که می‌توان از شرایط قرنطینه به عنوان محرکی برای دستیابی به ایده‌های جدید استفاده کرد.
به روز رسانی کنید حتی اگر چیزی برای به روز رسانی وجود ندارد.
عدم اطمینان به ترس و اضطراب فرد دامن می زند. هر اندازه میزان برقراری ارتباط شما با کارمندان بیشتر باشد و مطالب بیشتری را با آنها به اشتراک بگذارید؛ احتمال ایجاد خلأ اطلاعاتی در تیم نیز کاهش پیدا می‌کند. مرتباً با اعضای تیم در ارتباط باشید حتی اگر اطلاعات جدیدی برای به اشتراک گذاشتن با آنها ندارید.
از طریق به روز رسانی‌های مرتب در یک شرایط بحرانی شفافیت کاری را حفظ می‌کنید و به معنای واقعی حسن نیت، همدلی و نگرانی عمیق خود را به اعضای تیم نشان می‌دهید.
به صورت مرتب میزان تعامل و سطح استرس کارمندان را بسنجید
به صورت کاملاً شفاف به کارکنان‌تان نشان دهید که مهمترین نگرانی شما سلامتی آنها است. با طرح دو سوال ساده و کوتاه میزان تعامل آنها را در فواصل زمانی منظم بسنجید. نخست از آنها بپرسید که میزان استرس خود را از یک تا ده در چه سطحی می‌بینند. سپس با طرح سوالی مشابه از آنها بخواهید میزان تعامل فردی خود با وظیفه حرفه‌ای را نیز تعیین کنند. ممکن است حس غریزی یا برداشت شما در لحظه در خصوص یک فرد کاملاً اشتباه باشد. با طرح چنین سوال‌هایی، پاسخ‌های با کیفیتی دریافت می‌کنید.
در آخر
انسان‌ها موجوداتی به شدت اجتماعی بوده و شیفته این هستند که به گروهی تعلق داشته باشند. امنیت روانی در شرایطی که فرد احساس می‌کند به گروهی تعلق دارد، از امنیت در آموزش برخوردار است، می‌تواند افکار خود را با دیگران در میان بگذارد و وضع موجود را به چالش بکشد، کاملاً تأمین می‌شود.
در چنین شرایطی فرد ترسی از خجالت کشیدن، به حاشیه رانده شدن یا تنبیه شدن ندارد. امنیت روانی فرد در شرایط قرنطینه نیز بسیار اهمیت دارد. زمانی که چنین شرایطی را برای اعضای تیم خود فراهم می‌کنید در واقع به آنها اجازه می‌دهید که به مشارکت و عملکرد خود ادامه دهند و از همه مهم‌تر با چنین رفتاری در این شرایط بحرانی انسانیت آنها را به رسمیت می‌شناسید.
—
تیموتی آر. کلارک (Timothy R. Clark) موسس و مدیر عامل شرکت LeaderFactor است. این شرکت در زمینه مشاوره برای رهبری جهانی و آموزش رهبری فعالیت دارد. او نویسنده کتاب «4 مرحله امنیت روانی: تعریف مسیر احاطه و ابتکار» است.
منبع | مترجم: نسیم خدابنده لو
نظرات شما