۸ راه برای مدیریت تیم از راه دور و در شرایط قرنطینه
ویروس کرونا با سرعت زیادی در حال برهم زدن نظم محیط‌های کاری است. تنها در عرض یک هفته اغلب سازمان‌ها در صنایع مختلف، میلیون‌ها کارمند را برای دورکاری به خانه فرستاده‌اند. این کار بدون هیچ‌گونه هشداری صورت گرفت و در بسیاری از موارد حتی مدیران نیز آمادگی‌اش را نداشتند. بسیاری از مدیران برای نخستین بار قصد داشتند از طریق فضای مجازی تیم را مدیریت کنند.
این در حالی است که حتی مدیریتِ خود در شرایط قرنطینه، آن هم بدون ارتباط رو در رو با دیگر انسان‌ها و رعایت ساختار یک روز کاری به حد کافی مشکل است. از آن جایی که این کار پیش از این هرگز انجام نشده‌است، مدیریت یک تیم نیز در شرایط فعلی به چالش قبلی اضافه شده است. مسلماً انجام چنین کاری برای مدیران دلهره‌آور است.
فشار شرایط حاکم در کنار افزایش عدم قطعیت و تغییر محیط کار، انجام چنین کاری را به مراتب دشوارتر نیز کرده است. در شرایط قرنطینه، نقش ویژگی‌های یک مدیر به مراتب پر رنگ‌تر و پیچیده‌تر نیز می‌شود. شما به عنوان یک مدیر باید انتظارات خود را در خصوص نحوه انجام کارها تغییر دهید و سبک مدیریتی‌تان را با شرایط فعلی هماهنگ کنید.
در این مقاله قصد داریم برای کمک به مدیرانی که تجربه انجام چنین کاری را ندارند و حتی کمک به مدیران با تجربه‌ای که به راهنمایی‌های بیشتری در این زمینه نیاز دارند؛ راهنمایی‌هایی را ارائه دهیم. این اطلاعات، به مدیریت شرایط فعلی و سلامت عاطفی کارکنان کمک می‌کند.
اکثر تیم‌ها به صورت گروهی و در تعامل با دیگران مشغول به فعالیتند. آنها به استانداردهای کار همزمان عادت کرده‌اند. اعضای تیم در کنار یکدیگر و در یک دفتر کار و تحت شرایط کاری یکسان مشغولند و برنامه زمانی کاملاً یکسانی دارند.
مدیران باید در شرایط قرنطینه به اعضای تیم کمک کنند که کار همزمان را با ویژگی‌های فردی خود تغییر دهند. بنابراین شما به عنوان یک مدیر نیاز دارید انتظارات خود در خصوص نحوه انجام کار را تغییر دهید؛ برای شروع باید وسواس خود را در زمینه زمان و نحوه انجام کارها کنار بگذارید؛ به کارکنان اجازه دهید تا وظایف محول شده را مطابق با شرایط شخصی خود به انجام برسانند. این بدان معنا است که باید روی نتایج متمرکز باشید و انعطاف بیشتری نشان دهید.
تحقیقات نشان داده است که هر اندازه فاصله برقراری ارتباط شما با کارمندان کوتاه‌تر باشد، تعامل کارمندان با کسب و کار و روحیه فردی آنها نیز ارتقا پیدا می‌کند. به منظور برقراری ارتباطی منسجم و منظم از سیستم‌های پیام‌رسان فوری استفاده کنید. هرگز نیمی از روز کارمند را به حال خود واگذار نکنید. ممکن است بخواهید هر روز راه‌حل تازه‌ای را ارائه کنید. به عنوان مثال در بهترین حالت ممکن است ویدئویی را تهیه کنید یا مسئولیت انجام کاری را به شخص دیگری بسپارید.
توقعات خود را روی این مسئله متمرکز کنید که همه کارمندان باید در ساعات کاری حضور داشته باشند و تمام حواس خود را روی کار متمرکز کنند. انتظارات‌تان را از یک کارمندِ عضو تیم مجازی به صورت شفاف و در قالب یک مثال یا مدل به کارمندان بگویید.
این در حالی است که حتی مدیریتِ خود در شرایط قرنطینه، آن هم بدون ارتباط رو در رو با دیگر انسان‌ها و رعایت ساختار یک روز کاری به حد کافی مشکل است. از آن جایی که این کار پیش از این هرگز انجام نشده‌است، مدیریت یک تیم نیز در شرایط فعلی به چالش قبلی اضافه شده است. مسلماً انجام چنین کاری برای مدیران دلهره‌آور است.
فشار شرایط حاکم در کنار افزایش عدم قطعیت و تغییر محیط کار، انجام چنین کاری را به مراتب دشوارتر نیز کرده است. در شرایط قرنطینه، نقش ویژگی‌های یک مدیر به مراتب پر رنگ‌تر و پیچیده‌تر نیز می‌شود. شما به عنوان یک مدیر باید انتظارات خود را در خصوص نحوه انجام کارها تغییر دهید و سبک مدیریتی‌تان را با شرایط فعلی هماهنگ کنید.
در این مقاله قصد داریم برای کمک به مدیرانی که تجربه انجام چنین کاری را ندارند و حتی کمک به مدیران با تجربه‌ای که به راهنمایی‌های بیشتری در این زمینه نیاز دارند؛ راهنمایی‌هایی را ارائه دهیم. این اطلاعات، به مدیریت شرایط فعلی و سلامت عاطفی کارکنان کمک می‌کند.
در انتظارات خود تجدید نظر کنید
اکثر تیم‌ها به صورت گروهی و در تعامل با دیگران مشغول به فعالیتند. آنها به استانداردهای کار همزمان عادت کرده‌اند. اعضای تیم در کنار یکدیگر و در یک دفتر کار و تحت شرایط کاری یکسان مشغولند و برنامه زمانی کاملاً یکسانی دارند.
مدیران باید در شرایط قرنطینه به اعضای تیم کمک کنند که کار همزمان را با ویژگی‌های فردی خود تغییر دهند. بنابراین شما به عنوان یک مدیر نیاز دارید انتظارات خود در خصوص نحوه انجام کار را تغییر دهید؛ برای شروع باید وسواس خود را در زمینه زمان و نحوه انجام کارها کنار بگذارید؛ به کارکنان اجازه دهید تا وظایف محول شده را مطابق با شرایط شخصی خود به انجام برسانند. این بدان معنا است که باید روی نتایج متمرکز باشید و انعطاف بیشتری نشان دهید.
همواره با کارکنان در تماس باشید
تحقیقات نشان داده است که هر اندازه فاصله برقراری ارتباط شما با کارمندان کوتاه‌تر باشد، تعامل کارمندان با کسب و کار و روحیه فردی آنها نیز ارتقا پیدا می‌کند. به منظور برقراری ارتباطی منسجم و منظم از سیستم‌های پیام‌رسان فوری استفاده کنید. هرگز نیمی از روز کارمند را به حال خود واگذار نکنید. ممکن است بخواهید هر روز راه‌حل تازه‌ای را ارائه کنید. به عنوان مثال در بهترین حالت ممکن است ویدئویی را تهیه کنید یا مسئولیت انجام کاری را به شخص دیگری بسپارید.
توقعات خود را روی این مسئله متمرکز کنید که همه کارمندان باید در ساعات کاری حضور داشته باشند و تمام حواس خود را روی کار متمرکز کنند. انتظارات‌تان را از یک کارمندِ عضو تیم مجازی به صورت شفاف و در قالب یک مثال یا مدل به کارمندان بگویید.
نویسنده
نظرات شما