درخشش در کانون توجهات
آموزه‌هایی برای ارتباطات بداهه
در سال 2017، مدیر محصول یک شرکت فناوری –که او را گیب می‌نامیم– جهش شغلی هیجان‌انگیز و البته پراسترسی را تجربه کرد. نرم‌افزار او فروش خیلی خوبی داشت و همین باعث گسترش قابل توجه واحد کسب‌وکارش شده بود. اکنون به‌جای مدیریت بر گروهی کوچک، صدها کارمند زیر دستش کار می‌کردند. اما از افزایش انتظارات و توجهات دیگران خیلی راضی نبود. نه‌تنها انتظار می‌رفت هرساله برای افراد زیادی چندین ارائه داشته باشد، بلکه باید در جلسات و همایش‌های مختلف، گفتگوهای غیررسمی مداومی با مشتریان کنونی، خریداران احتمالی، شرکا و رهبران ارشد انجام می‌داد.
گیب با تمرین و کوچینگ، توانایی خود برای سخنرانی‌های برنامه‌ریزی‌شده و معرفی محصول را افزایش داد؛ اما مسئولیت جدیدش نیازمند مکالمات بداهه هم بود و کماکان در این زمینه مشکل داشت. حتی نگرانی مداوم دربارۀ این گفتگوها به کیفیت خوابش هم صدمه زده بود. از او انتظار می‌رفت بدون اطلاع قبلی، روان و سنجیده حرف بزند، اما هنوز آمادۀ این کار نبود.
شاید داستان گیب برای شما هم آشنا به نظر برسد. بر اساس تحقیقات، ترس از سخنرانی در میان جمع رایج است؛ حتی خیلی از ما بیش از ارتفاع، حشره، مار یا پرواز، از همین موضوع می‌ترسیم. با اینکه اکثرمان سخت تلاش می‌کنیم تا با آمادگی کافی در جلسات و سخنرانی‌ها بدرخشیم، اما توجه کمتری به چالش آزاردهنده و حتی رایج‌ترِ گفتگوهای بداهه داریم؛ درحالی‌که این گفتگوها می‌توانند تأثیر بزرگ‌تری بر موفقیت شغلی ما بگذارند.
فرقی نمی‌کند رئیس یا مشتری‌تان سوال موشکافانه‌ای بپرسد یا ناگهان از شما بخواهند محصولی را معرفی کنید یا پیش از نوشیدن، سخنرانی کوچکی به سلامتی جمع انجام دهید و یا در جمع‌های غیررسمی خوش‌وبش کنید. درهرصورت نه‌تنها باید با چنین موقعیتی کنار بیایید، بلکه آن را فرصتی برای نشان دادن خودتان بدانید، دیگران را تحت تأثیر قرار دهید و به اهدافتان نزدیک‌تر شوید.
همان‌طور که تجربۀ من از دو دهه همکاری با دانشجویان MBA و سازمان‌های مراجعه‌کننده نشان داده است، خوشبختانه هر کسی می‌تواند بداهه‌گوی خوبی شود. بر خلاف تصور عامه، برقراری ارتباطات صحیح و کارآمد در کانون توجهات، لزومی به برون‌گرایی یا جذابیت‌های ذاتی ندارد. کافی است مهارت‌ها، تاکتیک‌ها و رفتارهای خاصی را بیاموزید. در ادامه به نکاتی در این مورد می‌پردازیم:
از پاسخ‌های پیش‌فرض اجتناب کنید
اگر حین سخنرانی‌های بداهه از پاسخ‌های متداول و مرسوم استفاده کنید، بی‌تردید مخاطب از شما روی برمی‌گرداند یا تأثیر خاصی از شما نمی‌گیرد. برای نمونه مدیرعاملتان را در راهرو می‌بینید و او با شما احوال‌پرسی می‌کند؛ آیا به «خوبم، ممنون.» کفایت می‌کنید یا آن را به فرصتی برای بیان سخنان به‌‌یادماندنی‌تر تبدیل می‌کنید؟ وقتی همکارتان از جلسۀ نه‌چندان خوب با مشتری می‌گوید، به جملاتی نظیر «باید سوخت و ساخت.» اکتفا می‌کنید یا پیشنهاد مفیدی به او می‌دهید؟ وقتی وظیفۀ معرفی کارمند جدید به سایر همکاران را به شما می‌سپارند، تنها رزومۀ او را از رو می‌خوانید یا از ارزش‌های منحصربه‌فردش را برای تیم می‌گویید؟
گاهی همین پاسخ‌های استاندارد، شما را از موقعیت‌های نابهنجار و معذب‌کننده نجات می‌دهند، اما مانع برقراری ارتباط صریح، مناسب، خلاقانه و پربازده با اطرافیان می‌شوند. بهتر است از تشبیه یا ارجاعات مشترک برای جلب نظر مخاطبانتان استفاده کنید.
زمانی با کاترین، معاون ارشد فروش، همکاری می‌کردم. وظیفۀ قدردانی از اعضای تیم یا معرفی نیروهای تازه‌وارد حین شام‌های دورهمی شرکت همیشه به او سپرده می‌شد. او روش مناسبی طراحی کرده بود تا این وظیفه را در کمتر از یک دقیقه انجام دهد: نام و عنوان شغلی فرد را بگو، مقداری دربارۀ سوابق پیشین و مزایای حضورش در سازمان حرف بزن و برایش آرزوی موفقیت کن.
روش او خیلی سازمان‌یافته و دقیق اما بسیار خشک و رسمی بود و تأثیر چندانی نمی‌گذاشت. من و کاترین با هم کار کردیم تا ضمن حفظ این ساختار، قدری بداهه‌پردازی هم به آن اضافه کنیم. چند مؤلفۀ جدید را به این شیوۀ سخنرانی افزودیم: سخنانش را با ارجاعی به اتفاقات همان لحظه یا پیش از شروع رویداد آغاز کند –برای نمونه اتفاقی که در خبرها آمده یا موقعیتی که کل اعضا در آن حضور داشته‌اند– تا نظر تمام مخاطبان جلب شود. در ادامه با بیان داستانی یا خاطره‌ای از حرفۀ شغلی خودش، دربارۀ تأثیرگذاری آن شخص بگوید. برای نمونه: «طرح جدیدی که سارا برای فروش ارائه داده، خیلی هیجان‌انگیز است. من را یاد ده سال پیشِ خودم می‌اندازد، وقتی که این شرکت را راه انداختم. به نظرم موفقیت بزرگی در راه است.»
نویسنده
مت ایبراهامز مدرس رفتار سازمانی در دانشکدۀ کسب‌وکار استنفورد است. او مجری پادکست "سریع فکر کن، هوشمندانه حرف بزن" و مؤلف کتاب "سریع‌تر بیندیش، هوشمندانه‌تر سخن بگو: نحوۀ سخنرانی موفق‌تر در کانون توجهات" است.
نظرات شما