رویکردی که یکی از مدیرعامل‌ها برای مدیریت تقویمش دارد

از دنیل مک‌گین و سارا هیگینز در مجله جولای-آگوست 2018

تام جنتیله ۲۰ سال به‌عنوان مدیر جنرال الکتریک کار کرد تا اینکه به‌عنوان مدیرعامل اسپیریت ایروسیستمز که یک تامین‌کننده‌ی ۷ میلیارد دلاری صنایع هوایی است، انتخاب شد. هفت ماه پس از پذیرش این شغل در سال ۲۰۱۷، جنتیله و دستیارش در قالب مطالعه‌ی دانشکده‌ی کسب‌وکار هاروارد، ۱۳ هفته زمانشان را رصد کردند و نتایجشان را با مسئولان این تحقیق، مایکل پورتر و نیتین نوریا در میان گذاشتند. جنتیله اخیرا با دنیل مک‌گین از مجله‌ی کسب‌‎وکار هاروارد و سارا هیگینز که دستیار تحقیق دانشکده‌ی کسب‌وکار هاروارد است مصاحبه کرد و درباره‌ی آموزه‌هایش گفت – و البته از رفتارهایی گفت که می‌خواهد آن‌ها را تغییر بدهد. چکیده‌ی ویرایش‌شده از این گفتگو در ادامه آورده شده است:

در اوایل حرفه‌ی خود، چگونه یاد گرفتید زمانتان را مدیریت کنید؟

جنتیله: در دهه‌ی ۹۰ و هنگامی که مشاور مک‌کینزی بودم، سعی می‌کردم از سیستم تقویم «فرنکلین‌پلنر» استفاده کنم. باید یک دفترچه‌ی سنگین را حمل می‌کردم – خیلی بزرگ‌تر از آن بود که داخل کیفم جا شود. بعدها از پام‌پایلوت و سپس از بلک‌بری استفاده کردم و هم‌اکنون از اوتلوک بهره می‌گیرم. ابزارهای مدیریت زمان در طول دوران حرفه‌ی من بهتر شده‌اند. اما حقیقتا مدیریت زمان را از اساتیدم علی‌الخصوص در جنرال الکتریک یاد گرفته‌ام. رهبرانی را مشاهده کردم که در این کار تبحر داشتند و از آن‌ها تقلید کردم. یکی از روسایم، دیو نیسن که در بخش امور مالی مصرف‌کنندگان بین‌المللی جنرال الکتریک حضور داشت را به خاطر می‌آورم. بار زیادی روی دوش او قرار داشت، اما اولویت‌های مشخصی را تعیین کرده و درباره‌ی حذف وظایفی که مهم نبودند، بی‌رحم بود. او هر شب در ساعت معقولی به خانه می‌رفت و تمامی روزهای تعطیلی‌اش را استفاده می‌کرد. این مدلی است که همواره از آن الهام گرفته‌ام.

نگاهی به یک هفته؛ چگونه مدیرعامل اسپیریت ایروسیستمز هفت روز هفته‌اش را می‌گذراند

به مدت ۱۳ هفته، تام جنتیله و دستیارش وقایع روز مدیرعامل را در قالب بیش از ۶۰ متغیر مختلف بررسی کردند، ازجمله افرادی که با آن‌ها بود، جاهایی که رفت و نکاتی که روی آن تمرکز داشت. چارت‌های زیر جزئیات بهره‌برداری مدیرعامل از زمان را در هفت فعالیت اصلی‌‌اش نشان می‌دهند. چارت‌های ۲ صفحه‌ی بعد، برخی از توصیه‌های مدیریت زمان هستند که جنتیله از محققین دریافت کرده است.