مدیرعامل‌ها چگونه زمانشان را مدیریت می‌کنند

زمان کمیاب‌ترین منبعی است که رهبران در اختیار دارند. بخشی که این زمان به آن اختصاص داده می‌شود، اهمیت بسیار زیادی دارد.

در واژه‌نامه‌ی مدیریت، مدیرعامل معادل با چکیده‌ی رهبری است. بااین‌حال ، اطلاعات بسیار اندکی درباره‌ی این مسئولیت منحصربه‌فرد وجود دارد. درحالی‌که مدیرعامل‌ها قدرت اصلی کمپانی‌هایشان هستند، اما با چالش‌ها و محدودیت‌هایی مواجه می‌شوند که تعداد اندکی از افراد از آن‌ها خبر دارند.

مدیریت یک کمپانی بین‌الملی و بزرگ، مسئولیت بسیار پیچیده‌ای است. گستره‌ی کارهای مدیریتی سازمان وسیع است و شامل دستورالعمل‌های کاربردی، دستورکار واحدهای کسب‌وکار، سطوح مختلف سازمانی و مشکلات پرشمار بیرونی می‌شود. همچنین مدیرعامل با خیلی عظیمی از نماینده‌ها سروکار دارد – ذی‌نفعان، مشتریان، کارکنان، هیئت‌مدیره، رسانه‌ها، دولت و… . برخلاف سایر مدیران، مدیرعامل باید با تمامی این افراد تعامل داشته باشد. علاوه بر این‌ها، باید در دوران خوب و بد، همچون چهره‌ی درونی و بیرونی سازمان عمل کند.

البته مدیرعامل‌ها کمک‌‌ها و منابع زیادی در اختیار دارند. اما آن‌ها بیش از تمامی افراد داخل سازمان، با کمبود یک منبع ویژه مواجه‌اند؛ «زمان». هیچ‌گاه زمان کافی وجود ندارد که مدیرعامل بتواند تمامی مسئولیت‌هایش را انجام دهد. علی‌رغم این موضوع، مدیرعامل‌ها کماکان مسئول تمامی کارهای سازمان هستند.

رویکردی که مدیرعامل‌ها برای تخصیص زمان و حضورشان در سازمان به کار می‌گیرند – بخش‌هایی که شخصا در آن حضور می‌یابند – نه‌تنها برای بازدهی خودشان بلکه برای عملکرد کمپانی‌هایشان نیز مهم است. مکان و نحوه‌ی حضور مدیرعامل‌هاست که کارهایی که باید انجام شود را تعیین می‌کند و اولویت‌ها را به دیگران اطلاع می‌دهد. همچنین این امر بر صلاحیت آن‌ها نیز تاثیر می‌گذارد. مدیرعاملی که زمان کافی را برای همکارانش نمی‌گذارد، منزوی و دور از دسترس به نظر می‌رسد. از آن‌سو اگر مدیرعامل زمان زیادی را صرف تصمیم‌گیری مستقیم کند، باز هم در معرض خطر قرار می‌گیرد، چونممکن است او را در قامت یک مدیر فرعی ببینند و در طرح‌های کارکنانش مشکل ایجاد کند. برنامه‌ی یک مدیرعامل (همچنین برنامه‌ی هر رهبر)، نمادی از نحوه‌ی هدایت او است و پیام‌های قدرتمندی را به سایر بخش‌های سازمان ارسال می‌کند.





تحقیقات مربوط به این زمینه نیز یا تعداد اندکی از مدیرعامل‌ها را بررسی کرده‌اند (همچون مطالعه‌ی سال ۱۹۷۳ که در آن، هانری مینتزبرگ از نزدیک به بررسی عملکرد ۵ روزه‌ی پنج مدیر ارشد پرداخت که برخی از آن‌ها بر مسند هدایت کمپانی‌های غیرانتفاعی نشسته بودند) یا از پرسش‌نامه‌های بزرگی بهره گرفته‌اند که دوره‌های زمانی کوتاه را پوشش داده‌اند (همچون مطالعه‌ی سال ۲۰۱۷ همکارمان در مجله، رافائلا سادون که بر اساس پرسشنامه‌های تلفنی و روزانه با ۱۱۱۴ مدیرعامل در گستره‌ای از کمپانی‌های مختلف شش کشور طی یک هفته انجام گرفت).

مطالعه‌ی ما که در سال ۲۰۰۶ شکل گرفت، اولین بررسی جامع و دقیق درباره‌ی نحوه استفاده مدیرعامل‌ها از زمانشان در کمپانی‌های بزرگ و پیچیده است که طی یک مدت طولانی انجام گرفته است. تا به امروز، نحوه‌ی تخصیص زمان ۲۷ مدیرعامل را رهگیری کردیم – ۲ خانم و ۲۵ آقا – که هر کدام طی یک فصل کامل (سه ماه) انجام گرفت. کمپانی‌های آن‌ها که اساسا عمومی هستند، متوسط درآمد سالانه‌ی ۱۳.۱ میلیارد دلار را طی دوره‌ی مطالعه داشتند. این رهبرها همگی از شرکت‌کنندگان در «کارگاه مدیرعامل جدید» بودند، طرح متمرکزی که هر ساله مدیرعامل‌های جدید کمپانی‌های بزرگ را در قالب گروه‌های ۱۰ الی ۱۲ نفره به دانشکده‌ی کسب‌وکار هاروارد می‌آورد.

مکان و نحوه‌ی مداخله‌ی مدیرعامل‌ها، مشخص می‌کند که چه کارهایی انجام می‌شوند. این موارد اولویت‌ها را نشان می‌دهند.

در این مطالعه، به دستیار اجرایی هر مدیرعامل آموزش داده شد تا کل ۲۴ ساعت زمان مدیرعامل در هفت روز هفته را در قالب بازه‌های ۱۵ دقیقه‌ای برنامه‌ریزی کند و به‌صورت منظم اجرای این برنامه توسط مدیرعامل را تایید کند. مجموعه داده‌های حاصله نشان دادند که مدیرعامل زمانش را کجا، چگونه و با چه افرادی سپری می‌کند و برای چه فعالیت‌ها، عناوین و وظایفی وقت می‌گذارد. همچنین ازآنجایی‌که این مطالعه گذران وقت مدیرعامل در بیرون از محیط کار را نشان می‌دهد، می‌توانیم تعادل میان زندگی شخصی و کاری مدیرعامل‌ها را درک کنیم. در مجموع ما داده‌های ۶۰ هزار ساعت از زندگی مدیرعامل‌ها را جمع‌آوری و تفسیر کردیم.

پس از اینکه مدیرعامل‌ها فاز رهگیری زمانی را تکمیل کردند، داده‌هایشان را با آن‌ها به اشتراک گذاشتیم، آن‌ها را با داده‌های سایر مدیرعامل‌هایی که تا آن مقطع بررسی شده بودند، مقایسه کردیم (البته بدون ذکر نام). این اطلاعاتِ مفصل، غالبا شامل واکنش مدیرعامل‌ها به فشارهایی می‌شد که در زمان مدیریتشان با آن مواجه می‌شدند و همچنین اشتباهات و درس عبرت‌هایی که می‌آموختند. همچنین داده‌های جمع‌آوری‌شده را با تمامی شرکت‌کنندگان «کارگاه مدیرعامل جدید» به اشتراک گذاشتیم. در مباحثاتمان، مدیرعامل‌ها دائما مدیریت زمان رابزرگ‌ترین چالش خود توصیف کردند. مشاهدات، پرسش‌ها و رویکردهای شخصی‌ آن‌ها برای تخصیص زمان که در اختیار ما گذاشتند، باعث شد درک غنی‌تری پیدا کنیم.

برای مشاهده ادامه متن مقاله، اشتراک تهیه نمایید.